Règlement sur l’état civil

Règlement sur l’état civil (REC) Le Conseil d’État de la République et Canton de Neuchâtel, vu le code civil suisse (CC), du 10 décembre 1907 1 ) ; vu la loi fédérale sur le partenariat (LPart), du 18 juin 2004 2 ) ; vu l'ordonnance fédérale sur l'état civil (OEC), du 28 avril 2004 3 ) ; vu l'ordonnance fédérale sur les émoluments en matière d'état civil (OEEC), du

27 octobre 1999

4 ) ; sur la proposition du conseiller d' É tat, chef du Département de l’économie, de la sécurité et de la culture , arrête : CHAPITRE PREMIER Dispositions générales Article premie r Le présent règlement défini t les modalités d'application des dispositions fédérales en matière d'état civil .

Art. 2 La langue officielle des offices de l'état civil (ci - après : offices) est le

français.

Art. 3 Le tarif des émoluments est fixé par l’ ordonnance fédérale sur les

émoluments en matière d'état civil (OEEC), du 27 octobre 1999 . CHAPITRE 2 Organisation Section 1 : Autorités cantonales

Art. 4

5 ) Le Département de la sécurité, de la digitalisation et de la culture (ci - après : le département) est l'autorité de surveillance. Ses tâches découlent de la législation fédérale. FO 20 23 N o

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1 ) RS 210

2 ) RS 211.231

3 ) RS 211.112.1

4 ) RS 172.042.110

5 ) L a désignation du département a été adaptée en application de l'article 12 de l'A fixant les attributions et l'organisation des départements et de la chancellerie d' É tat , du 26 juillet 2013 (FO 2013 N° 31) et de l’A portant modification de l’A fixant les attributions et l'organisation des départements et de la chancellerie d' É tat, du 27 mai 2025 (FO 20 25 N° 23 ), avec effet immédiat . moluments

Art. 5 Les décisions des officières et officiers de l'état civil peuvent faire l'objet

d'un recours auprès de l'autorité de surveillance, celles de cette dernière auprès du Tribunal cantonal. Section 2 : Arrondissements

Art. 6 Le C anton de Neuchâtel est divisé en cinq arrondissements de l'état

c ivil : a) Boudry (Boudry, Cortaillod, La Grande Béroche, Milvignes, Rochefort) ; b) Le Locle ( Le Locle, Brot - Plamboz , La Brévine, Le Cerneux - Péquignot, La Chaux - de - Fonds, La Chaux - du - Milieu, Les Planchettes, Les Ponts - de - Martel , La Sagne ) ; c) Neuchâtel (Neuchâtel, Cressier, Cornaux, Enges, Hauterive, Le Landeron, La Tène, Lignières , Saint - Blaise ) ; d) Val - de - Travers (Les Verrières, La Côte - aux - Fées, Val - de - Travers) ; e) Val - de - Ruz (Val - de - Ruz).

Art. 7 Lorsque le taux d'occupation des officières et officiers de l'état civil n'est

plus adapté à la législation fédérale, ou pour d'autres raisons, le Conseil d' É tat peut procéder à des regroupements d’arrondissements après avoir consulté les communes intéress ées.

Art. 8

1 Lorsqu'un arrondissement de l'état civil comprend plusieurs communes, celles - ci fixent d’un commun accord le siège de l’office de l’arrondissement.

2 La décision des communes est soumise à l’approbation du Conseil d’État .

3 En cas de désaccord entre les communes d'un arrondissement sur le siège de l’office de l’arrondissement , le Conseil d' É tat statue .

Art. 9 1 Lorsqu’un office change de siège au sein d’un même arrondissement ,

le Conseil communa l du futur siège de l’arrondissement demande l’approbation à l’autorité de surveillance.

2 Le déplacement des locaux d’un office dans la même commune est également soumis à l’approbation de l’autorité de surveillance.

Art. 10 1 La commune du siège de l'arrondissement est tenue de mettre à

disposition de s officières et officiers d e l 'état civil : a) le personnel et le matériel nécessaires à l’exécution de leur travail ; b) des locaux accessibles à chacun , y compris aux personn es à mobilité réduite, qui permettent la célébration de mariages et la conversion de partenariats enregistrés en mariages sous forme de cérémonie aux jours et heures convenus entre la commune et l’office ; c) des locaux pour l'audition des fiancés , la réc eption de déclarations de changement de sexe ainsi que les reconnaissances d’enfants.

2 Elle pourvoit au surplus à l’ aménagement des locaux en prenant les mesures de confidentialité et de sécurité imposées par la législation fédérale.

3 Elle veille à ce que les registres et autres documents de l’état civil soient à l’abri du feu, de l'humidité et de l’effraction.

Art. 11 1 Les heures d’ouverture des offices sont soumises à l’approbation de

l’autorité de surveillance.

2 En cas de modification ponctuelle, les offices informent l’autorité de surveillance.

Art. 12 Les tâches confiées aux offices spécial isés en application de

l'ordonnance fédérale sur l'état civil (OEC), du 28 avril 2004 sont attribuées aux offices ordinaires. Section 3 : Officières et officiers de l’état civil

Art. 13 1 Chaque office est composé d’officières et d’officiers de l’état civil avec

à leur tête une officière chef fe d’office ou un officier chef d’office .

2 Les officières et officiers de l’état civil sont nommés par le Conseil communal ou les Conseils communaux de la ou des commun es de l'arrondissement.

3 Ce s nomination s sont soumise s à la ratification du Conseil d' É tat et publiée s dans la feuille officielle.

Art. 14

1 Les conditions pour être nommé - e en qualité d’officière ou d’officier de l'état civil sont régies par la législation fédérale.

2 Les frais liés à la formation des personnes qui ne sont pas encore titulaires du brevet d’officière ou d’officier de l’état civil sont à la charge de la ou des communes de l’ arrondissement qui les e ngage .

Art. 15 En cas d'empêchement de l’officière ou de l’officier de l'état civil,

l'autorité de surveillance, sur proposition des Conseils communaux concernés, désigne un - e suppléant - e extraordinaire , titulaire du brevet d’officière ou d’officier de l’état civil . Art . 16

1 Le traitement des officières et officiers de l'état civil est fixé par la ou les communes de l'arrondissement.

2 En cas de contestation entre les communes d'un arrondissement sur le montant de ces traitements, le Conseil d' É tat statue.

Art. 1 7 Les officières et officiers de l'état civil accomplissent leur fonction en se

conformant aux législations fédérales et cantonales ainsi qu’aux directives, circulaires et instructions émises par l’autorité fédérale compétente en matière d’état civil et l'autorité de surveillance.

Art. 1 8

1 Les off icières et officiers de l’état civil ont l’obligation de suivre une formation continue.

2 L'autorité de surveillance détermine quels cours doivent être suivis.

3 Les frais sont à la charge des communes des arrondissements.

Art. 19 Les offices sont inspectés par l’autorité de surveillance tous les deux

ans au moins.

Art. 20 Les mesures disciplinaires, le renvoi et la révocation des officières et

officiers de l'état civil qui manque nt à leurs devoirs ou qui se révèlent inaptes sont réglés par la législation fédérale. CHAPITRE 3 Actes et documents d’état civil

Art. 2 1 Les registres de l'état civil qui ont été établis à une date antérieure à

celles fixées à l'art icle 92 a , al inéa 1 OEC , so nt considérés comme des archives. Ils doivent être déposés aux Archives de l’ É tat , conformément aux directives de l’office des archives de l’ É tat .

Art. 2 2 1 Chaque office est pourvu d'un sceau à sec portant l'écusson cantonal

avec la légende "Répub lique et Canton de Neuchâtel, É tat civil [arrondissement] ".

2 Le sceau doit être apposé sur tous les document s ayant un caractère officiel. I l ne peut en revanche être utilisé pour des pièces étrangères à l'état civil.

Art. 2 3 Lorsque des ressortissantes étrangères ou des ressortissants

étrangers doivent être saisis dans le registre de l’état civil, les documen ts étrangers sont soumis à l'autorité de surveillance pour vérification avant enregistrement de l’événement, conformément aux directives de l’autorité de surveillance. CHAPITRE 4 Communications

Art. 2 4 La personne qui trouve un enfant de f iliation inconnue en informe

immédiatement la police neuchâteloise, qui en informe l’office de l’état civil de l’arrondissement concerné. CHAPITRE 5 Traitement électronique des données

Art. 2 5

1 L’officière ou l’officier de l'état civil ne peut obtenir l’accès au registre informatisé de l’état civil qu’après approbation par l'autorité de surveillance. Cette dernière effectue les demandes d'accès auprès de l’autorité fédérale compétente.

2 L’autorité de surveillan ce définit le s rôles et les tâches accordées à chaque utilisateur et utilisat rice .

3 L'installation du système est de la compétence du s ervice cantonal en charge de l’informatique . CHAPITRE 6 Pénalités trouvé

Art. 26 Les contraventions prévues à l'article 91 de l'ordonnance fédérale sur

l'état civil (OEC), du 28 avril 2004 sont poursuivies conformément à la loi d’introduction du Code de procédure pénale suisse (LI - CPP), du 27 janvier

2010 6 ) . CHAPITRE 7 Dispositions f inales

Art. 27 Sont abrogés :

a) l e règlement sur l'état civil , du 5 juillet 2000

7 ) ; b) l’a rrêté concernant la réunion d'arrondissements de l'état civil et la modification du règlement de l'état civil , du 16 mai 2001

8 )

. c) l ’arrêté r elatif à l'autorisation de divulguer des données d'état civil à des généalogistes , du 22 juin 2015 9 ) .

Art. 28 1 Le présent règlement entrera en vigueur dès son approbation par la

Confédération

.

2 Il sera publié dans la Feuille officielle et i nséré au Recueil de la législation neuchâteloise. Approbation du Département fédéral de justice et police (DFJP) , le 22 février

2024 (dossier 511 - 479/1) .

6 ) RSN 322.0

7 ) FO 2000 N° 52

8 ) FO 202 1 N° 37

9 ) FO 2021 N° 37